Jeder Dienstleister kennt das Problem: Termine planen, vereinbaren, Erinnerungen, Kundenverwaltung und -pflege ist zeitaufwändiger als man denkt. Wie die meisten Einzelunternehmer habe auch ich keine Assistenz bzw. Backoffice, die das alles für mich macht. Deshalb ist die innovative Online Buchungssoftware cituro ein wertvoller Helfer für mich geworden.

Mehr als ein Online-Terminbuchungssytem

Online-Terminbuchung

Eine der Kernfunktionen von cituro ist die Möglichkeit für Kunden, Termine online zu buchen. Egal ob über Facebook oder die eigene Website – rund um die Uhr kann die Kundschaft selbst prüfen, welche Termine frei sind und den gewünschten Service bequem online buchen. Das spart Zeit und hilft bei der Planung. Für Kunden ist transparent sichtbar, welches Angebot gebucht werden kann, und was es kostet. Voraussetzung ist natürlich, dass man die Zeitfenster und Termine pflegt, was aber keinen großen Aufwand darstellt. Macht man es gut, füllt sich der Terminkalender quasi von selbst. Jeder Kunde bekommt automatisch vom System eine Terminbestätigung und dann auch eine Terminerinnerung. In welchem Zeitraum diese erfolgt, kann individuell eingestellt werden.

Online Terminverwaltung

Natürlich können meine Kunden auch weiterhin persönlich, telefonisch oder auf beliebige Art Termine bei mir buchen. Aber mit cituro kann ich ganz bequem auch diese Termine verwalten. Wie oben erwähnt, sollte man das gründlich machen, denn nur so hat man den positiven Effekt und keine Überschneidungen. Vorher legt man die eigenen Arbeitszeiten fest, in denen Termine stattfinden dürfen. Die Termine sind mit wenigen Klicks schnell erstellt und können auch einfach per Drag & Drop verschoben werden. In den Grundeinstellungen legt man die Dauer für die verschiedenen Services fest. Somit berechnet das Tool automatisch die Auslastung. Bei jedem Termin kann man noch eine Vor- bzw. Nachbereitungszeit blocken. Das macht gerade bei verschiedenen Anfahrtszeiten Sinn, um nicht in zeitliche Bedrängnis zu kommen. Für die eigene und bessere Übersicht, kann man den verschiedenen Services unterschiedliche Farben zuteilen, so sehe ich z.B. auf einen Blick wie viele Huftermine und wie viele Trainings an einem Tag anstehen. Mein Tipp: private Termine auch als Ereignisse zu Blockern eintragen.

Kundenverwaltung

Jeder Kunde, der online bucht, wird automatisch im cituro System angelegt. Weiterhin kann ich selbst beliebig meine Kunden eingeben. Praktisch sind dabei auch individuelle Notizen, z.B. Infos zum Pferd, Stall usw., die mit dem Kunden verknüpfen werden. Neben den Kontaktdaten, die ich somit immer schnell und einfach zur Hand habe, kann ich mir auch sehr einfach eine komplette Terminhistorie aufrufen und bin damit immer wieder auf dem neuesten Stand. Mit cituro habe ich alle meine Kundendaten und Termine an einem Ort und kann diese auch über mein Handy von unterwegs bequem verwalten und aufrufen.

Gruppenbuchungen

Besonders praktisch finde ich die Funktion für Gruppenbuchungen. Wer also Events, Seminare und Kurse anbietet, wird diese Buchungsmöglichkeit sehr schätzen. Die verschiedenen Gruppenangebote werden mit unter den buchbaren Services angezeigt und können damit auch von Kunden gebucht werden, die diese zufällig entdecken. Alle wichtigen Details zum Event bzw. Kurs können hinterlegt werden. Auch eine Mindest- oder Höchstteilnehmerzahl, Anmeldeschluss, Location etc. Auch Serien- und Sammelbuchungen sind problemlos möglich. Falls ein Termin abgesagt werden muss, kann dies direkt über das Tool als Information an die angemeldeten Teilnehmer erfolgen. Die Gruppenbuchungen helfen vor allem, da hier verbindlich gebucht wird und die AGB mit einbezogen werden können. Auch Teilnehmer von Gruppenbuchungen werden automatisch in der Kundendatenbank, mit allen relevanten Daten gespeichert (DSGVO-konform).

Neue Funktionen

Das Team von cituro entwickelt das Tool ständig gemäß der Kundenbedürfnisse weiter. Das ist wirklich klasse, denn in den letzten Monaten wurden auch Wünsche von mir schnell und professionell umgesetzt. Für das Jahr 2019 stehen folgende neuen Funktionen an:

  • Synchronisierung mit dem Google-Kalender: für mich eine sehr wichtige neue Funktion
  • Ressourcen (Räume, Geräte usw.) und Standortverwaltung
  • Online Bezahlmöglichkeit: gerade für Kurse und Seminare eine tolle Sache
  • SMS Benachrichtigungen & Erinnerungen
  • Mehrsprachige Online-Buchungen

Mein Fazit

Wer es bis jetzt noch nicht gemerkt hat: ich bin wirklich sehr begeistert von cituro. Das liegt daran, dass es mir wirklich ein sehr wertvoller Helfer bei meiner täglichen Arbeit geworden ist. Und das geht noch über Terminverwaltung hinaus. Es ersetzt übliche Fragen (Preis, Dauer, etc.) auf Grund der transparenten Angebotsdarstellungen und -beschreibungen. Wer seine Termine zentral über das Tool pflegt, kann sich auch für die Buchhaltung praktische Berichte über den Umsatz der jeweiligen Monate aufrufen und hat somit eine perfekte Vorbereitung. Und das alles für einen monatlichen Preis ab 19,90 €/Monat (je nach Mitarbeiteranzahl). Für mich ein wirklich sehr gutes Preis/Leistungsverhältnis und ein Tool, das ich nicht mehr missen möchte. Außerdem hat mich der hervorragende Support sehr überzeugt.

Wer Interesse hat, kann cituro auch ohne Verpflichtungen 30 Tage kostenlos testen. Das finde ich sehr fair, denn in der Zeit kann man prüfen, ob es das Richtige ist oder nicht. Allerdings kann ich cituro gerade für Menschen in Pferdeberufen nur wärmstens empfehlen. Aber auch andere Dienstleister profitieren von cituro!